Zaświadczenie takie wydawane jest z reguły „od ręki”. Wystarczy złożyć wniosek, a prowadzona w formie elektronicznej ewidencja meldunkowa pozwala urzędnikowi w ciągu kilku chwil stwierdzić, czy pod wskazanym adresem jest ktoś zameldowany czy nie i wydać stosowne zaświadczenie.

Jeżeli oprócz właściciela jest tam zameldowana jeszcze inna osoba, należy udać się z nią do urzędu i dokonać wymeldowania. Jest to bardzo istotne, gdyż żaden  Kupujący nie zgodzi się na zakup nieruchomości w której są zameldowane jakiekolwiek osoby.

Należy pamiętać, że Notariusze honorują takie zaświadczenia jeśli data ich wydania nie jest starsza  niż 2-3 dni od dnia podpisania aktu notarialnego umowy sprzedaży. Nie jest to jednak regułą. Gdy zaświadczenie jest wydane nieznacznie wcześniej, Notariusz za zgodą osoby Kupującej przyjmie od Sprzedającego pisemne oświadczenie o niezameldowaniu jakichkolwiek osób pod wskazanym adresem. Takie oświadczenie jest w pełni wartościowe pod względem formalno-prawnym. Dopuszczalny jest także brak w ogóle urzędowego zaświadczenia. Wówczas procedura jest taka sama jak powyżej. Notariusz za zgodą osoby Kupującej może przyjąć pisemne oświadczenie osoby Sprzedającej.

W praktyce jednak rzadko się zdarza, żeby osoba Kupująca zgodziła się tylko na oświadczenie osoby Sprzedającej. Powodem jest zwykła ostrożność i zasada ograniczonego zaufania, co jest całkowicie zrozumiałe. Dlatego Kancelarie Notarialne wśród dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia transakcji sprzedaży wymagają także takiego zaświadczenia. Oczywiście zdarzają się wyjątki, np. w sytuacji, gdy Sprzedający z Kupującym dobrze się znają lub są ze sobą spokrewnieni.

Co zrobić, gdy Sprzedający za zgodą Kupującego może zajmować lokal jeszcze jakiś czas po jego sprzedaży?

Po pierwsze, takie uzgodnienie musi być precyzyjnie opisane w akcie notarialnym umowy sprzedaży, a także musi być wskazany nieprzekraczalny termin opuszczenia lokalu przez dotychczasowego Właściciela.

Po drugie, w chwili podpisywania umowy sprzedaży nie powinien być już nikt zameldowany w sprzedawanym lokalu, niezależnie od tego, czy dotychczasowy Właściciel sprzedaje niezamieszkały lokal, czy zgodnie z umową ma go opuścić np. po miesiącu.

Niezależnie od możliwości zastosowania różnych wariantów dot. informacji o niezameldowaniu osób oraz niezależnie od poziomu wzajemnego zaufania pomiędzy Sprzedającym a Kupującym, cały proces sprzedaży powinien być jak najbardziej sformalizowany i przejrzysty. Zatem jeżeli możliwy jest do uzyskania urzędowy dokument o niezameldowaniu osób pod wskazanym adresem - a jest - to powinien być on przez osobę Sprzedającą dostarczony.